HRPeak, kurumların Aday Takip Sistemi (ATS) ihtiyaçlarını karşılamak üzere tasarlanmış, işe alım ve terfi süreçlerini uçtan uca yönetmelerini sağlayan entegre bir platformdur. Platform, ayrıca kapsamlı bir Online Değerlendirme Kütüphanesi sunarak adaylar üzerinde sınav, envanter, video mülakat, role-play ve benzeri değerlendirmelerin yapılabilmesine olanak tanır.
İşe alım süreci; online değerlendirme, mülakat, aday onayı, ücret çalışması, teklif gönderme, belge kontrolü, onboarding gibi birçok adımdan oluşur. Bu adımlar, pozisyonun gerekliliklerine göre farklı konfigürasyonlarda tasarlanabilir. HRPeak, firmaların bu iş akışlarını esnek bir yapıda tasarlamasına olanak sunar.
Akışlar; içerisinde online değerlendirme, mülakat, uzun-kısa liste oluşturma, ücret çalışması & teklif gönderme, belge kontrolü, işe alım & onboarding adımlarının yanı sıra, standart adımlar dışında tanımlanabilen özel adımların da yer alabildiği, adımların sırası ve adım özelliklerinin firmalar tarafından özelleştirilebildiği süreçlerdir.
Firmalar, farklı amaçlarla kullanmak için, sistemde birden fazla farklı akış tanımlayabilirler.
HRPeak'in sunduğu değerlendirme kütüphanesinde sınav, envanter, video mülakat, role-play ve case study gibi çeşitli tiplerde değerlendirme araçları yer alır. Bu araçlar, akışlar üzerindeki online değerlendirme adımlarına eklenerek adaylara atama işlemi yapılır.
Akışlar üzerinde bir ya da birden fazla online değerlendirme adımı bulunabilir. Bir adımda ise birden fazla değerlendirme aracı yer alabilir. Adaylar bu adıma eklendiğinde, adımdaki değerlendirme araçlarına belirlenen sıra ile katılım sağlarlar.
Organizasyon şeması, firma içindeki departmanlar, lokasyonlar, pozisyonlar, unvanlar ve aralarındaki ilişkiyi tanımlayan hiyerarşik yapıdır.
Departmanlar arasında üst/alt ilişkisi kurulabilir. Bir departman başka bir departmanın altında yer alabilir. Örneğin, muhasebe departmanı finans departmanı altında, finans departmanı ise mali işler departmanı altında bulunur.
Pozisyonlar arası bir hiyerarşi oluşturulabilir. Bir pozisyon başka bir pozisyona bağlı olabilir. Örneğin, muhasebe uzmanı muhasebe müdürüne, muhasebe müdürü ise finanstan sorumlu direktöre bağlıdır.
Departmanın bir lokasyonu olabilir, bir lokasyonda birden fazla departman yer alabilir.
Pozisyona ait bir unvan bilgisi vardır. Aynı unvanı paylaşan birden fazla pozisyon olabilir. Örneğin “uzman” unvana sahip, muhasebe uzmanı, işe alım uzmanı gibi birçok pozisyon bulunmaktadır.
Webhook, gerçek zamanlı (real-time) bir olay bildirim sistemidir. HRPeak platformunda bir olay meydana geldiğinde, olayla ilgili bilgileri içeren bir JSON verisi, firma tarafından önceden belirlenen bir uç nokta adresine gönderilir.
Örneğin, aday kendisine atanan bir değerlendirmeyi tamamladığında ya da adayın durumu değiştiğinde anında bildirim alınmak isteniyorsa bir webhook tanımlanabilir.
Firma tarafından bir uç nokta adresi belirtilmemesi durumunda bile tetiklenen olaylar HRPeak kuyruk yapısında birikmeye devam eder. Geliştiriciler, API metotları aracılığıyla bu kuyruk üzerindeki kayıtları belirli filtrelerle sorgulayabilirler. Örneğin, aday işe alındı durumunda getirildiğinde bir webhook tetiklenmesi isteniyorsa, webhook kuyruğunda biriken kayıtlar üzerinden, belirli bir tarih aralığında işe alımı yapılan adayların bilgileri sorgulanabilir.
HRPeak API'si, akışlar, organizasyon şeması, personel talepleri, ilanlar ve webhook kayıtlarını sorgulamak, oluşturmak, güncellemek ve yönetmek için kapsamlı metotlar sunar.
API ile temel olarak aşağıdaki işlemler yapılabilir. Bu işlemlerin detayları için API teknik dokümantasyon incelenebilir.
Akış ve online değerlendirme merkezi adımında bahsedildiği gibi, akışlar üzerinde online değerlendirme adımları yer almaktadır. Her bir online değerlendirme adımda birden fazla değerlendirme aracı bulunabilir. Adayın bu adıma eklenmesi durumunda, adımda yer alan değerlendirme araçları adaya atanmış olur. Aday bu değerlendirmelere sırayla katılır.
Davet sırasında, adayın hangi akışa ya da akışın hangi adımına ekleneceğinin belirtilmesinin yanı sıra, davet mesaj gönderim seçeneği, son katılım tarihi, kullanıcı arayüz dili gibi birçok özelleştirme parametresi belirtilebilir.
Başarılı bir davet işlemi sonrasında, adayın durumunu ve değerlendirme sonuçlarını sorgulamak için kullanılabilecek benzersiz bir takip numarası (tracking number) döndürülür. Daha sonraki sorgulamalar için bu numaranın firmanın kendi uygulamasında kalıcı olarak saklanması önerilir.
Firmanın tanımladığı akışlar ve akış detayları API üzerinde sorgulanabilir.
Takip numarası kullanılarak, adayın akış üzerindeki anlık durumu sorgulanabilir. Örneğin adayın kendisine atanan değerlendirmelere başlayıp başlamadığı bu sorgulama sonucu anlaşılabilir
Takip numarası kullanılarak, adayın akış boyunca oluşturduğu tüm veriye erişilebilir. Adayın katıldığı değerlendirmeler ve sonuçları, değerlendirme raporlarına ait doğrudan erişim linkleri, akışta mülakat adımı varsa, adayla yapılan mülakatların detayları gibi adayın akış üzerinde oluşturduğu veri API üzerinden alınabilir.
Adayların katıldığı sınav ve envanter değerlendirmelerinin detaylı raporlarına API üzerinden erişilebilir.
Adayın katıldığı genel yetenek, İngilizce gibi sınav raporlarına ve rapor üzerindeki detaylara API üzerinden erişilebilir. Çekilen rapor verisinde, sınav puanına ilaveten, doğru/yanlış/boş sayıları, alt boyutlar, seviye bilgisi gibi sınav raporunda bulunan diğer bilgiler de yer alır.
Benzer şekilde, adayın katıldığı PiT kişilik envanter raporuna ve envanter rapor üzerindeki tüm bilgilere API aracılığıyla erişim sağlanır.
Akışlar üzerindeki adaylar ya da belirli bir değerlendirmeye katılan adaylar API üzerinden sorgulanabilir.
Belirli bir akıştaki adaylar, akışın belirli bir adımındaki adaylar veya akıştan bağımsız olarak belirli bir durumdaki adaylar listelenebilir. Örneğin bir akıştaki tüm adayların listesi ya da farklı akışlarda da olsa, durumu işe alındı olan tüm adayların listesi API üzerinden yapılan sorgulama ile alınabilir.
Sorgulama sonucu oluşan aday listesi üzerinde yer alan takip numarası kullanılarak, adayla ilgili daha detaylı sorgulamalar yapılabilir. Örneğin, adayın detaylı sınav ve envanter raporu, aday takip numarası kullanılarak API aracılığıyla elde edilebilir.
Akıştan bağımsız olarak, belirli bir değerlendirmeye katılan adayların listesi API üzerinden sorgulanabilir. Örneğin, belirtilen tarih aralığında PiT kişilik envanterine katılmış aday listesi sorgulanabilir.
Sorgu sonucu dönen liste üzerindeki id değerleri kullanılarak, her bir adayın detaylı verisi, sınav ve envanter raporu ayrıca sorgulanabilir.
Firmanın yayınladığı ilan listesi API üzerinde sorgulanabilir.
Aktif ilanlara ilaveten, yayından kaldırılmış ya da iç ilanlar üzerinde de sorgulama yapılabilir.
Ayrıca her bir ilanın detayı yine API üzerinde sorgulanabilir.
Açık pozisyonları firmanın web sitesi gibi harici bir platformda listelemek için sadece aktif ilanları döndüren ayrı bir public API bulunmaktadır. Bu tarz entegrasyonlarda public API kullanılması önerilir.
Organizasyon şeması üzerinde bulunan bileşenler (departmanlar, lokasyonlar, pozisyonlar, unvanlar) API aracılığıyla yönetilebilir.
API üzerinde tek bir kayıt üzerinde işlem yapmanın yanı sıra, toplu güncelleme metotları da mevcuttur. Bu metotlar ile gönderilen veri seti taranarak, mevcut olmayan kayıtlar eklenir, mevcut olanlar güncellenir ve silinmesi istenenler silinir ya da pasif hale getirilir.
Mevcut personel talep listesi ve her bir talebin detayı API ile sorgulanabilir.
Yeni personel talebi oluşturma işlemi API ile yapılabilir. Böylece firmanın kendi İK uygulaması üzerinde oluşturulan talepler otomatik olarak HRPeak ATS sistemine aktarılabilir.
Kullanıcı oluşturma, mevcut kullanıcıları listeleme ve kullanıcı detaylarını almak, kullanıcı bilgilerini güncelleme ya da kullanıcı hesabı kapatma işlemleri API aracılığıyla yapılabilir.
Webhook tanımında bahsedildiği şekilde, HRPeak kuyruk yapısında biriken kayıtlar API aracılığıyla sorgulanabilir.